เอกสารสรุป Microsoft Office Access

เอกสารสรุป Microsoft Office Access

Microsoft Office Access Cheat Sheet



Microsoft Office Access Cheat Sheet

เข้าถึงข้อมูลโกงคุณคงเคยได้ยินคำว่า 'ฐานข้อมูล' ถูกโยนทิ้งมาก่อน ฐานข้อมูลคือชุดข้อมูลขนาดใหญ่ที่ช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบดูค้นหาเรียกค้นและรวบรวมข้อมูล หากคุณมีฐานข้อมูลคุณต้องมีเครื่องมือและแอพพลิเคชั่นที่เหมาะสมเพื่อจัดการกับฐานข้อมูลและใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานในสภาพแวดล้อมของทีมและต้องการแบ่งปันข้อมูลกับบุคคลอื่น (ผู้ใช้นักพัฒนาผู้ตรวจสอบ ฯลฯ ) โซลูชันที่สมบูรณ์แบบคือ ไมโครซอฟต์แอกเซส และการใช้เอกสารสรุปการเข้าถึงของเราคุณจะเป็นมืออาชีพในเวลาไม่นาน





ทำให้งานของคุณง่ายขึ้นโดยใช้คุณสมบัติและเครื่องมือของ Access หากคุณคิดว่าคุณเก่งในการจัดระเบียบข้อมูล Access กำลังจะพัดพาคุณไป เมื่อสร้างไฟล์ใน Access คุณกำลังสร้างไฟล์ที่มีส่วนต่างๆของฐานข้อมูลของคุณเป็นหลัก จากนั้นคุณสามารถแบ่งฐานข้อมูลของคุณออกเป็นส่วนต่างๆที่เกี่ยวข้องเพื่อให้การจัดการทำได้ง่ายและรวดเร็ว องค์ประกอบเหล่านี้เรียกว่าตารางแบบสอบถามฟอร์มรายงาน ฯลฯ

เมื่อคุณกำหนดองค์ประกอบต่างๆเหล่านี้แล้วคุณสามารถจัดเก็บทุกอย่างไว้อย่างเป็นระเบียบ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถแบ่งปันและให้ข้อมูลได้อย่างชัดเจนและสร้างโครงการทั้งหมดในไฟล์เดียว ไม่ว่าจุดประสงค์ใดก็ตาม Access สามารถช่วยคุณหรือธุรกิจของคุณในการเก็บข้อมูลที่ชัดเจนปลอดภัยและเป็นระเบียบ



เอกสารสรุปนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อแนะนำผู้คนให้รู้จักวิธีการทำงานของ Access รุ่นใหม่ ไม่น่าแปลกใจที่แอปพลิเคชันที่มีฟีเจอร์ดังกล่าวต้องใช้เวลาพอสมควร เราพร้อมช่วยคุณในเรื่องคำแนะนำและเคล็ดลับในการใช้งาน Access อย่างรวดเร็วหรือรีเฟรชหน่วยความจำของคุณหากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน Access

  • เคล็ดลับ: หากเพื่อนเพื่อนร่วมงานหรือพนักงานของคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Microsoft Access อย่าอายและแบ่งปันบทความนี้! ความรู้คือพลังและคุณมีความสามารถที่จะช่วยให้ผู้อื่นเรียนรู้โดยการแบ่งปัน

วิธีการนำทาง Microsoft Access Ribbon

อินเทอร์เฟซที่เรากำลังดำเนินการอยู่อาจทำให้ผู้ใช้ใหม่สับสน นี่คืออินโฟกราฟิกเล็ก ๆ น้อย ๆ เกี่ยวกับอินเทอร์เฟซพื้นฐานของ Access ตาม เข้าถึง 2016 . หากคุณสับสนว่าองค์ประกอบต่างๆคืออะไรไม่ต้องกังวล เราจะเจาะลึกเกี่ยวกับ Ribbon ตารางข้อมูลวัตถุและอื่น ๆ ในบทความต่อไป อ่านต่อไป!

เข้าถึง Ribbon

โชคดีสำหรับผู้ที่ทำงานกับแอปพลิเคชัน Office มาระยะหนึ่งแล้วอินเทอร์เฟซของ Access ไม่คุ้นเคยอย่างที่คิด เพื่อนที่ดีเช่น Ribbon แถบบอกฉันและแถบเครื่องมือ Quick Access ต่างก็กลับมาช่วยคุณในขณะที่ส่วนข้อมูลของ Access ยังคงสะอาดและอ่านได้ง่าย

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับอินเทอร์เฟซ Ribbon

Ribbon เป็นส่วนสำคัญของแอปพลิเคชันชุด Office เช่น Access มาหลายปีแล้ว เปิดตัวครั้งแรกใน Office 2007 ซึ่งออกแบบมาโดยคำนึงถึงการนำทางที่ง่ายขึ้น คุณจะไม่ต้องใช้เมนูแบบเก่าที่มีเมนูย่อยหลายระดับด้วย Ribbon

อินเทอร์เฟซภาพที่มีขนาดใหญ่ช่วยให้คุณค้นหาเครื่องมือที่คุณรู้จักและชื่นชอบได้อย่างรวดเร็ว Ribbon เป็นวิธีหลักในการนำทางใน Access เปิดโอกาสในการจัดรูปแบบข้อความแทรกองค์ประกอบใช้ฟังก์ชันปรับแต่งฐานข้อมูลของคุณและอื่น ๆ อีกมากมาย

เข้าถึงส่วนต่อประสาน Ribbon เครื่องมือตารางในการเข้าถึง

ซึ่งแตกต่างจาก Access เวอร์ชันก่อนหน้า Ribbon ในรุ่นใหม่เช่น Access 2016 และ Access 2019 มีการออกแบบที่กะทัดรัดและเรียบง่ายเพื่อให้ความยุ่งเหยิงน้อยลงบนหน้าจอทำให้คุณเสียสมาธิจากการทำงาน อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายนี้ทำให้ Access มีรูปลักษณ์ที่ทันสมัยและมีสไตล์ซึ่งทำให้มันแตกต่างจากคู่แข่ง

ตำแหน่งของเครื่องมือและฟีเจอร์นั้นใกล้เคียงกับเวอร์ชันก่อนหน้าดังนั้นคุณจึงไม่มีปัญหาในการค้นหาคำสั่งโปรดของคุณ หากคุณกำลังมีปัญหาเพียงใช้คุณลักษณะบอกฉันใหม่

ทำงานได้เร็วขึ้นด้วยแถบบอกฉัน

บอกฉันในการเข้าถึงแถบ

คุณลักษณะ 'บอกฉันว่าคุณต้องการทำอะไร' หรือเพียงแค่ 'บอกฉัน' มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เครื่องมือสามารถเข้าถึงได้แม้ว่าคุณจะไม่ทราบตำแหน่งที่แน่นอนใน Ribbon ก็ตาม เป็นครั้งแรกที่เพิ่มลงในแอปพลิเคชัน Office 2016 ส่วนใหญ่และยังคงอยู่ใน Office 2019 ด้วย คุณสามารถใช้งานได้โดยคลิกที่ด้านขวาถัดจากแท็บสุดท้ายบน Ribbon หรือกดปุ่ม Alt + Q ปุ่มบนแป้นพิมพ์ของคุณ คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณลักษณะนี้ช่วยให้คุณสามารถพิมพ์ได้ - นี่คือเวลาที่คุณสามารถบอก Access ได้ว่าคุณต้องการทำอะไร

จากรายการของคุณ Access จะแนะนำเครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณกำลังมองหา ตัวอย่างเช่นหากคุณพิมพ์“ แผ่นคุณสมบัติ ” แถบบอกฉันจะแสดงตัวเลือกโดยอัตโนมัติที่อนุญาตให้คุณสร้างหรือแก้ไขแผ่นคุณสมบัติและยังแนะนำเครื่องมืออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับแผ่นงาน

แม้ว่าคุณจะคิดว่าตัวเองเป็นกูรูด้านการเข้าถึง แต่ฟีเจอร์บอกฉันก็สามารถช่วยให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น คุณจะไม่ต้องค้นหาข้อมูลใน Ribbon หรือค้นหาทางออนไลน์เพื่อพยายามค้นหาคุณลักษณะอีกต่อไป

ทำความคุ้นเคยกับพื้นที่หลังเวที

พื้นที่ Bckstage ในการเข้าถึง

เมื่อคุณคลิกเมนูไฟล์ใน Access (และแอปพลิเคชัน Office อื่น ๆ ) คุณจะมาถึงพื้นที่ที่ Microsoft เรียกว่า 'หลังเวที' ที่นี่แทนที่จะเห็นแท็บที่มีคำสั่งเรียงรายอยู่ใน Ribbon คุณจะได้รับมุมมองแบบเต็มหน้าของข้อมูลและงานพื้นฐานต่างๆเพื่อเปิดและบันทึกไฟล์การพิมพ์และตัวเลือกการแบ่งปันอื่น ๆ

นอกจากนี้คุณสามารถใช้เมนูไฟล์เพื่อดูข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์ที่เปิดอยู่ในปัจจุบัน ซึ่งหมายถึงการดูเวลาที่สร้างแก้ไขล่าสุดเจ้าของตลอดจนขนาดไฟล์และอื่น ๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติ Compact & Repair หรือเพิ่มการป้องกันด้วยรหัสผ่านในฐานะเจ้าของไฟล์

การกำหนดวัตถุฐานข้อมูลใน Access

ตอนนี้เราได้ใช้อินเทอร์เฟซพื้นฐานแล้วก็ได้เวลาทำความคุ้นเคยกับออบเจ็กต์ฐานข้อมูลที่คุณจะใช้งานใน Access วัตถุเหล่านี้คือสิ่งที่คุณจะเห็นในบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้ายเมื่อเริ่มสร้างโครงการของคุณ คุณสามารถสร้างออบเจ็กต์จากแท็บสร้างบน Ribbon และแก้ไขเมื่อใดก็ได้ในอนาคตเพื่อปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลของคุณ มาดูตัวเลือกวัตถุของคุณโดยย่อ:

  • ตารางจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องในแถว (ระเบียน) และคอลัมน์ (เขตข้อมูล) พวกเขาทำหน้าที่คล้ายกับเซลล์ใน Excel ซึ่งอาจเป็นส่วนใหญ่ในโครงการของคุณ
  • แบบสอบถามดูคำนวณเรียงลำดับกรองเปลี่ยนแปลงและตรวจสอบข้อมูลที่จัดเก็บในตารางของคุณ
  • แบบฟอร์มคือหน้าจอแบบกำหนดเองที่ช่วยให้คุณป้อนข้อมูลใหม่และดูข้อมูลที่มีอยู่แล้วในตารางได้อย่างง่ายดาย
  • รายงานแสดงข้อมูลจากตารางหรือแบบสอบถามในรูปแบบสิ่งพิมพ์เหมาะสำหรับการตรวจสอบและตรวจสอบข้อผิดพลาด
  • มาโครสามารถทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติได้ คุณสามารถเรียกใช้แมโครได้โดยคลิกปุ่มหรือกดปุ่มทางลัดที่กำหนดให้กับมาโคร
  • โมดูลคือกลุ่มของโพรซีเดอร์ที่เขียนด้วยภาษา Visual Basic และยังใช้เพื่อทำให้งานอัตโนมัติ

ประเภทข้อมูลฟิลด์

ประเภทข้อมูลในการเข้าถึง

มีหลายวิธีในการทำงานกับเขตข้อมูลใน Access ที่ช่วยให้จัดการกับโครงการต่างๆได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นการกำหนดเขตข้อมูลเป็นตัวเลขแทนที่จะเป็นข้อความทำให้ Access สามารถคำนวณกับเขตข้อมูลนั้นได้

นี่คือบทสรุปโดยย่อเกี่ยวกับไฟล์ ประเภทข้อมูลที่แตกต่างกัน คุณสามารถป้อนและพฤติกรรมของพวกเขา:

  • ข้อความสั้น: เก็บข้อความและ / หรือตัวเลขได้สูงสุด 255 อักขระ
  • ข้อความยาว: เก็บข้อความได้สูงสุด 64,000 อักขระ
  • Number: เก็บตัวเลขและเปิดใช้งานการคำนวณโดยใช้เซลล์ข้อมูล
  • วันที่ / เวลา: เก็บวันที่และ / หรือเวลา
  • สกุลเงิน: เก็บตัวเลขและสัญลักษณ์ที่แสดงถึงสกุลเงินในโลกแห่งความเป็นจริง
  • AutoNumber: กำหนดหมายเลขเฉพาะสำหรับแต่ละระเบียนโดยอัตโนมัติ
  • ใช่ / ไม่ใช่: เก็บค่าใช่หรือไม่ใช่
  • OLE Object: เก็บวัตถุที่สร้างในแอปพลิเคชันอื่น ๆ เช่นสเปรดชีต Excel เอกสาร Word หรือกราฟิก PowerPoint
  • ไฮเปอร์ลิงก์: จัดเก็บลิงก์ที่สามารถคลิกเพื่อเปิดเว็บไซต์หรือไฟล์บนเครือข่าย
  • ไฟล์แนบ: ให้คุณแนบไฟล์หรือรูปภาพเข้ากับฐานข้อมูลของคุณ
  • จำนวนมาก: เก็บค่าตัวเลขที่ไม่ใช่ตัวเงิน (ใช้ได้เฉพาะใน Access 2019 เท่านั้น)

เริ่มต้นด้วยเทมเพลต

เทมเพลตการเข้าถึงของ Microsoft

คุณกลัวเอกสารเปล่าหรือเปล่า? ด้วย Access คุณจะมีไลบรารีเทมเพลตขนาดใหญ่ที่มีอยู่แล้วภายในแอปพลิเคชันเพื่อช่วยในการเริ่มต้นใช้งาน สิ่งนี้ช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วเมื่อทำงานในโครงการทุกขนาด คุณสามารถค้นหาเทมเพลตได้หลายแบบในแต่ละหมวดหมู่ซึ่งหมายความว่ามีเทมเพลตมากมายให้เลือกใช้ทุกครั้งที่คุณสร้างเอกสารใหม่ แม้หลังจากเลือกเทมเพลตแล้วคุณยังมีตัวเลือกมากมายในการแก้ไขปรับแต่งฐานข้อมูลของคุณในภายหลัง

สำรองฐานข้อมูลของคุณเสมอ

นี่เป็นเคล็ดลับสำหรับทหารผ่านศึก Access เสมอและเราหมายถึงสิ่งนี้เสมอสร้างการสำรองฐานข้อมูลของคุณเป็นประจำ คุณไม่มีทางรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นกับไฟล์ของคุณในอนาคตอันเนื่องมาจากสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด การสำรองข้อมูลที่พร้อมใช้งานจากระบบคลาวด์หรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นอาจช่วยชีวิตคุณได้

ทางลัดการเข้าถึงที่มีประโยชน์ทุกคนควรรู้

ในการสิ้นสุดเอกสารสรุปนี้เราตัดสินใจที่จะรวมแป้นพิมพ์ลัดการเข้าถึงที่เป็นประโยชน์ที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อเร่งการทำงานของคุณ:

  • คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลใหม่ได้อย่างรวดเร็วโดยกด Ctrl + N .
  • ในการเพิ่มระเบียนใหม่ลงในแผ่นข้อมูลหรือแบบฟอร์มของคุณให้กด Ctrl + เครื่องหมายบวก (+) บนแป้นพิมพ์ของคุณ
  • คุณสามารถซูมเข้าและออกจากหน้าได้โดยกดปุ่ม Z
  • สลับบานหน้าต่างนำทางด้วย F11 .
  • เปิดแท็บค้นหาเพื่อค้นหาในแผ่นข้อมูลหรือแบบฟอร์มด้วย Ctrl + F .
  • คุณสามารถบันทึกฐานข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็วด้วยไฟล์ Ctrl + S .

หากคุณกำลังมองหา บริษัท ซอฟต์แวร์ที่คุณสามารถไว้วางใจได้ในเรื่องความซื่อสัตย์และการดำเนินธุรกิจที่ซื่อสัตย์อย่ามองไปไกลกว่า SoftwareKeep เราเป็นพันธมิตรที่ได้รับการรับรองจาก Microsoft และธุรกิจที่ได้รับการรับรองจาก BBB ที่ให้ความสำคัญกับการนำลูกค้าของเราได้รับประสบการณ์ที่น่าเชื่อถือและพึงพอใจเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่พวกเขาต้องการ เราจะอยู่กับคุณก่อนระหว่างและหลังการขายทั้งหมด นั่นคือการรับประกันซอฟต์แวร์ 360 องศาของเรา ดังนั้นสิ่งที่คุณรอ? โทรหาเราวันนี้ +1 877 315 ​​1713 หรืออีเมล sales@softwarekeep.com เช่นกันคุณสามารถติดต่อเราผ่านแชทสด